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| Warum im
Internet surfen, wenn du darin tauchen kannst...
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| Eine vertiefte
Reise ins Internet und was damit zusammen hängt.
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| INTERNET THEMA HEUTE:
Word |
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Hi All und weitere Grüsse vom Fusse des
Bözberges, aus Umiken,
dem idyllischen Dorf am
Wasserschloss mitten im Aargau
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| Word -
Tausend Worte sagen mehr als ein Bild
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Angeregt
durch ein e-Mail von Sylvia, einer Newsletter
Leserin, oder zumindest Abonnentin :-), möchte ich
auf ein Problem im Umgang mit Word kommen (besten
Dank für die Erinnerung, Sylvia). Ein ähnlicher
Artikel stand bereits vor wenigen Wochen in einer
Beobachter Ausgabe. Wer den Beobachter Artikel
gelesen hat, kann meinen Newsletter trotzdem
lesen, ich habe noch die eine oder andere
Ergänzung dazu. Es geht in diesem Bericht um eine
Problematik, die auch mit Sicherheit im Internet
zu tun hat, allerdings in einer andern Form.
Wenn wir normalerweise ein e-Mail mit
angehängtem Word Dokument erhalten, werden wir den
Inhalt mit eben diesem Programm lesen und uns
keine weiteren Gedanken über den technischen
Inhalt machen. Andere aber tun dies vielleicht mit
von uns erhaltenen Dokumenten. Was steht
eigentlich, neben dem von uns verfassten Text,
sonst noch in der Word Datei? Nun, es werden sein:
der Autor, das Erstellungsdatum, vielleicht ein
paar Stichworte. Wir können dies ja sehen, wenn
wir die Eigenschaften des Dokumentes einsehen.
Aber ist dies alles?
Das nun wieder hängt
davon ab, was mit dem Dokument alles geschehen
ist. Am besten wir schauen uns so ein von uns
selber geschriebenes Dokument mal an, aber diesmal
nicht mit Word. Wir öffnen den Editor (oder
Notepad) welcher am einfachsten mit Start ->
Ausführen -> Notepad (Notepad eintippen) oder
unter Start -> Programme -> Zubehör zu
finden ist. Wir öffnen dann ein beliebiges Word
Dokument, dieses erscheint jedoch normalerweise
nicht in der Dateiauswahlbox. Wir müssen zuerst
anstelle der Voreinstellung *.TXT im unteren Teil
die Einstellung „Alle Dateien“ anwählen. Wenn das
Dokument geöffnet wurde, sehen wir als erstes nur
lauter "Kauderwelsch", dies sind interne Angaben
für Word wie Formatierungen, Stile, Sprache und so
weiter. Irgendwo sehen wir dann aber tatsächlich
unseren Text.
Wenn wir Glück - oder je
nach Betrachtung Pech - haben, so stossen wir bei
unserer Durchsicht auch auf gelöschte
Textpassagen. Wieso stehen diese noch drin, wir
hatten sie doch explizit gelöscht? Microsoft Word
löscht eben Text nicht immer wirklich. Wenn wir
die Schnellspeicherung zulassen oder auch nur ein
bestehendes Dokument für ähnliche Zwecke
umschreiben, so kann es vorkommen, dass der alte
Text zwar noch im Dokument vorhanden ist, aber am
Bildschirm und beim Drucken nicht ausgegeben, also
nicht sichtbar wird.
Stell dir vor, du
schreibst als Krankenschwester oder Ärztin einen
Patientenbericht für Frau Meier. Der Brief an Frau
Müller ist ähnlich aber benötigt neben der
Namensänderung noch kleinere Anpassungen des
Krankheitsverlaufes. Frau Müller als Newsletter
Abonnentin in Kenntnis dieses Sachverhaltes liest
nun die gelöschten Passagen, die Frau Meier
betreffen....
Gibt es Abhilfe? Ja
natürlich: Setze keine Microsoft Programme ein!
Nun gut, du hast die Ausgabe getätigt, sie
soll amortisiert werden. Deshalb: Starte immer mit
einem neuen Dokument (Menü Datei -> Neu; oder
mit dem entsprechenden Ikon (Symbol)), schalte die
Schnellspeicherung aus (Menü Extras -> Optionen
-> Speichern; Häkchen „Schnellspeicherung
zulassen“ raus). Wenn du aber trotzdem ein
Dokument als Vorlage verwenden willst, wie im
obigen Beispiel beschrieben, speichere es
anschliessend grundsätzlich über "Speichern
unter...", dabei werden die gelöschten Passagen
wirklich gelöscht (vielleicht nur bis zu m
nächsten Update, man weiss ja nie).
Im
erwähnten Beobachter Artikel wurde auch empfohlen,
die Dokumente nicht als Word Dokument zu
speichern, sondern zum Beispiel als RTF (Rich Text
Format). Dazu unter "Speichern unter..." im
unteren Teil das Format "Rich Text Format (*.rtf)"
anstelle "Word Datei (*.doc)" auswählen. Leider
ging da der Beobachter nicht weiter auf diese
Thema ein. Es gibt nämlich noch einen weiteren und
triftigeren Grund, RTF zu verwenden:
Im
Laufe der Jahre hat sich das Format von Dateien -
nicht nur bei Word - immer wieder mal geändert.
Meist konnte das alte Format mit den neuen
Programmen gelesen und umgewandelt werden.
Teilweise mussten Konvertierungsprogramme
eingesetzt werden. Sollte Microsoft mal vom Markt
verschwinden (hey du wärst vor zwei Jahren auch
als Landesverräter gebrandmarkt worden, hättest du
ein Ende der Swissair prophezeit) oder du
entschliesst dich, in Zukunft keine Microsoft
Programme mehr zu benutzen, so hast du keine
Garantie, dass du die alten Dokumente noch lesen
kannst. Rich Text jedoch ist plattformunabhängig
und wird von den meisten
Textbearbeitungsprogrammen unterstützt. Deine
Zukunft ist hinsichtlich Archivierung gesichert.
Wenn du dies generell möchtest, kannst du RTF in
Word übrigens als Vorgabe einstellen durch Menü
Extras -> Optionen -> Speichern; „Microsoft
Word Dateien speichern unter“ und dort *.rtf
auswählen.
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